Polityka zakupowa
Dostawcy to jedna z najliczniejszych grup interesariuszy TAURONA. Każda ze spółek – a szczególnie te o charakterze produkcyjnym – współpracuje z wykonawcami i podwykonawcami, których jest tysiące. Każdego roku w ramach Grupy prowadzimy tysiące przetargów, dlatego poprawa efektywności zakupów to nadal jedno z najważniejszych wyzwań realizowanych w Grupie TAURON.
W 2015 r. kontynuowano rozpoczęte procesy zmierzające do uporządkowania tego obszaru w obrębie Grupy. W pierwszym kwartale 2015 r. rozszerzono podmiotowy zakres Zasad Współpracy w Obszarze Zarządczym Zakupów Grupy TAURON (dalej: ZWOZZ), włączając nowe spółki: Biomasa Grupa TAURON, Kopalnia Wapienia Czatkowice, TAURON Dystrybucja Pomiary, TAURON Dystrybucja Serwis, TAURON Ekoserwis oraz TAURON Wytwarzanie Serwis. Dodatkowo zakresem ZWOZZ objęto roboty budowlane.
Każda spółka Grupy w 2015 r. została oceniona z punktu widzenia poprawy efektywności
w oparciu o mierniki:
- konkurencyjność postępowań,
- konkurencyjność postępowań – usługi doradcze,
- stopień wykorzystania aukcji elektronicznych,
- oszczędności z aukcji elektronicznych.
W ramach centralizacji i optymalizacji zakupów w Grupie TAURON wdrożono System Wsparcia Organizacji Zakupowej zwany Platformą Zakupową Grupy Tauron. Platforma Zakupowa to nic innego jak swoista baza ogłoszeń o przetargach organizowanych przez 14 spółek Grupy. Dzięki zastosowanym rozwiązaniom zasady udziału w przetargach są jasne, przejrzyste i jednolite dla wszystkich spółek TAURONA.
Do korzyści posiadania przez wykonawcę konta na Platformie TAURONA należą:
- szybki i prosty dostęp do ogłoszeń przetargowych całej Grupy Tauron,
- optymalizacja procesu składania ofert,
- udział w aukcjach elektronicznych, elektronicznych postępowaniach i zapytaniach RFX,
- możliwość rejestracji firmy we wspólnej Bazie Kontrahentów wszystkich spółek Grupy Tauron,
- historia obserwowanych aukcji i postępowań w jednym miejscu.
W ramach realizacji projektu „Konkurencyjność postępowań” TAURON Polska Energia promował Platformę Zakupową, m.in. na targach ENERGETAB w Bielsku-Białej, a w celu ułatwienia użytkownikom korzystania z jej funkcjonalności – zorganizował cykl bezpłatnych szkoleń z jej obsługi, który odbyły się jesienią 2015 r.
W 2015 r. wdrożono także system Elektronicznej Kwalifikacji Kontrahentów w Grupie TAURON oraz wyznaczono Kwalifikowane Kategorie Zakupowe. Wdrożenie tych procesów pozwoli na zmniejszenie pracochłonności na etapie prowadzenia postępowań przetargowych poprzez zmniejszenie ilości dokumentów potrzebnych do weryfikacji ofert, co w konsekwencji gwarantuje szybszy wybór najkorzystniejszej oferty.
Wśród licznych zalet elektronicznego procesowania kwalifikacji można wskazać prostszą
i mniej formalną komunikację z dostawcami, oszczędność czasu po stronie zamawiającego, oszczędność kosztów dla wszystkich uczestników procesu, a także efektywniejszy nadzór nad całym procesem kwalifikacji w rozproszonej organizacji. Baza Kwalifikowanych Kontrahentów (BKK) docelowo umożliwi dokonywanie bieżącej oceny współpracy z dostawcami, a poprzez stały dostęp do historii ocen pozwoli także kontrolować, czy współpraca z danym dostawcą się poprawia czy pogarsza. Z kolei przynależność do BKK to dla wykonawców prestiż, wygoda oraz oszczędność czasu i pieniędzy.
W ubiegłym roku powstały kolejne 52 strategie zakupowe dla kategorii skonsolidowanych (zakup na rzecz co najmniej dwóch spółek) oraz kluczowych (zakup o istotnym znaczeniu dla spółki) w spółkach Grupy.
W 2015 r. wdrożono system Elektronicznej Kwalifikacji Kontrahentów w Grupie TAURON oraz wyznaczono Kwalifikowane Kategorie Zakupowe.
Najważniejsze wartości z Platformy Zakupowej SWOZ pokazujące skalę funkcjonowania obszaru zakupów w Grupie TAURON:
| Liczba kontrahentów w bazie | 17 000 |
| Liczba kategorii zakupowych | 590 |
| Liczba lokalnych pozycji planu | 12 000 |
| Wartość przetargów | 2,7 mld |
| Liczba postępowań zakupowych powyżej 14 000 € | 4500 |
| Liczba zapytań elektronicznych e-RFX | 8000 |
| Liczba zarejestrowanych aukcji elektronicznych | 6800 |
| Liczba zarejestrowanych umów i zamówień | 16 600 |
W każdym kolejnym roku wskazywane zostają nowe kategorie kluczowe oraz skonsolidowane, w ramach których przywiązuje się szczególną uwagę do finansowej optymalizacji zakupu.
| ROK | LICZBA KONCEPCJI | OSZCZĘDNOŚCI |
| 2013 | 13 | 13,8 mln |
| 2014 | 38 | 29,2 mln |
| 2015 | 52 | około 40 mln |
Wykorzystanie narzędzi elektronicznych stanowi istotny element procesu poprawy efektywności w obszarze zakupów.
| Udział aukcji w % (w całości zakupów) | 16,82% |
| Udział aukcji w PLN (w całości zakupów) | 474 327 025,83 zł |
| Oszczędności z aukcji w % | 9,32% |
| Oszczędności z aukcji w PLN | 48 744 171,14 zł |
W związku z uzusowieniem umów-zleceń oraz ze wzrostem płacy minimalnej od 1 stycznia 2016 r., konieczne okazało się przeprowadzenie renegocjacji skonsolidowanych umów w zakresie usług sprzątania oraz ochrony. W wyniku prowadzonych rozmów udało się wypracować satysfakcjonujący kompromis, czego efektem była waloryzacja obowiązujących stawek na świadczenie usług sprzątania oraz ochrony.
Wzrost wykorzystania SWOZ w latach 2013-2015
